W każdej firmie najtrudniejszym procesem są zmiany. Nam samym często niełatwo jest zaakceptować potrzebę nowości, a jeszcze trudniej jest przekonać do niej innych. Dlatego element firmowej modernizacji – jakiejkolwiek – jest bardzo długi i męczący. Co się dzieję jednak po tym, jak zmiany zostaną już wprowadzone do naszej codzienności? Okazuje się, że nie potrafimy bez nich żyć i zastanawiamy się, dlaczego tak długo opieraliśmy się przed ich wdrożeniem.
Chmura to przyszłość
Technologie wciąż idą naprzód i nie zapowiada się, aby ten trend uległ zmianie. Nowe rozwiązania sprzyjają nie tylko dużym firmom, które stać na inwestycje w innowacje. Dzisiaj, nowe technologie stały się dostępne dla wszystkich. Szczególnie technologie oparte na rozwiązaniach chmurowych, których model znany jest bardziej pod nazwą SaaS (Software as a Service). Istotą biznesową oprogramowania w modelu SaaS, decydującą o jej rosnącej popularności jest to, że użytkownik kupuje działające rozwiązanie o określonej funkcjonalności bez konieczności wchodzenia w zagadnienia związane z infrastrukturą informatyczną oraz zapleczem technicznym. W wielu przypadkach SaaS umożliwia dostęp do najnowszych technologii informatycznych bez długotrwałych wdrożeń i dużych inwestycji finansowych.
Wirtualna rewolucja trwa od wielu lat
Jeszcze kilka lat temu swoistą rewolucję technologiczną przechodziły firmy i instytucje wirtualizujące korespondencję papierową, tzw. e-listy. Tradycyjny list był do niedawna jedynym łącznikiem klienta z instytucjami, bankami, czy dowolną większą lub mniejszą firmą. Przedstawianie nowych ofert, zmiana regulaminu, umowy i inne dokumenty przesyłane były w formie papierowej. Podobna sytuacja dotyczyła współpracy z firmami, instytucjami, fundacjami i innymi miejscami. Dzisiaj znaczek pocztowy zastąpiła „małpa” (@). E-listy dają zdecydowanie więcej możliwości, pozwalają na indywidualne dopasowanie wszystkich szczegółów listów do jego odbiorcy. Forma ta nie stawia ograniczeń, pozwala na dowolne ukierunkowanie listu, zgodne z jego przeznaczeniem. Dodatkowo staje się nie tylko formalnym pismem, ale również reklamą. Co możemy wykonać z e-listem za pomocą specjalistycznego programu?
- Dopasować szatę graficzne, co wpływa na zaciekawienie ofertą,
- Tworzyć mailingi w celu szerszego i ciekawszego reklamowania produktów i usług,
- Jednorazowo formować bazy danych klientów, współpracowników oraz partnerów biznesowych,
- Przyśpieszyć wymianę korespondencji,
- Zwiększyć przekaz na skalę globalną.
Można długo wymieniać… Należy jednak pamiętać, że e-listy to przede wszystkim mniejsze wydatki, a więc oszczędności. Przykład?
Firma „X” wysyłając miesięcznie 500 tradycyjnych listów, płaci około 40.000 złotych rocznie za całą listową procedurę. W przypadku e-listów koszty zmniejszają się do 600 złotych, przy zastosowaniu specjalistycznego oprogramowania do mailingu, które jednocześnie pozwala na segregowanie listów, ich oznaczanie i przypisywanie do poszczególnych partnerów, ofert, portali czy instytucji. Koszt wysłania jednego tradycyjnego listu poleconego, zakup kopert i wydruk papieru firmowego to ok. 6 zł. W przypadku elektronicznej formy jest on zerowy. Płaci się jedynie za abonament miesięczny, który w przypadku opisywanej firmy wynosi niecałe 50 zł miesięcznie. E-listy można wysyłać nawet z urządzeń mobilnych, co stawia je przed listami tradycyjnymi. Koszty drukowania i przygotowania listów odchodzą do lamusa, na rzecz bardziej wygodnej i tańszej formy przekazu. Instytucje finansowe, urzędy oraz wszystkie firmy mogą w ten sposób dotrzeć do znacznie większej ilości potencjalnych klientów, a środki z powstałych oszczędności przeznaczyć na rozwój oraz kolejne innowacje.
Kolejne innowacje
Papierowa lista obecności dla pracowników wciąż jest często spotykana na recepcjach wielu firm. Oprócz tego, że ręczna ewidencja czasu pracy może być źródłem sporych problemów dla działów HR to wygląda ona po prostu mało estetycznie. Szczególnie, jeżeli firma kreuje się na innowacyjną i nowoczesną. Warto więc ten proces zautomatyzować. Pomoże w tym system RCP, czyli rozwiązanie wspomagające rejestrację czasu pracy. Na dzień dzisiejszy istnieje wiele systemów RCP oraz sposobów ich konfiguracji. Różnią się one ilością i typem czytników (wewnętrzne/zewnętrzne, uniwersalne/dedykowane) oraz ilością stanowisk administracyjnych.
Na czym polega zatem ta innowacyjność, skoro systemy RCP istnieją na rynku dłużej niż e-listy? Na kolejnym skoku ewolucyjnym oprogramowania i współpracujących z nim urządzeń. Nie potrzebny jest już serwer lokalny, który będzie zbierał dane dotyczące setek, a czasami tysięcy pracowników. Nie musimy także się martwić zwiększonymi opłatami za prąd. Możemy zapomnieć o wierceniu w ścianach, lokalizowaniu i modyfikowaniu infrastruktury prądowej (energetycznej), szukaniu specjalistów od robót budowlanych… Dlaczego? Zasada działania najnowszych systemów RCP jest bardzo prosta. W dowolnie wybranym miejscu, np. przy wejściu do firmy, w windzie lub w pokoju montowany jest specjalny czytnik, który rejestruje wejścia i wyjścia pracowników. Urządzenie zaopatrzone jest w autonomiczne zasilanie, które zostało zoptymalizowane pod kątem jak najmniejszego poboru energii. Nie wymaga także okablowania, czyli podłączenia do elektronicznego źródła zasilania. Dzięki temu rozwiązanie zapewnia wygodę i niezależność użytkowania oraz optymalizuje koszty, które wiążą się z brakiem dodatkowych opłat za przesył danych i energię elektryczną. A rejestracja odbywa się poprzez zbliżenie do czytnika karty, w którą wyposażony jest każdy z członków załogi. Zebrane w ten sposób informacje trafiają do chmury gromadzącej dane, będącej integralną częścią rozwiązania. Następnie rekordy zaciągane są do dedykowanego programu, który współpracuje z najpopularniejszymi programami do analizy i przetwarzania danych, jak Excel lub tymi bardziej zaawansowanymi, np. Microsoft Power BI. Dzięki temu możliwe jest ich szybkie przetworzenie oraz przedstawienie w najwygodniejszej formie, a to oznacza duże oszczędności czasu i pracy.
Poniżej prezentujemy krótki film, który pokazuje jak proste i intuicyjne są dzisiejsze rozwiązania dedykowane ewidencji czasu pracy:
Omawiany na filmie system do ewidencji czasu pracy to w pełni funkcjonalne, oparte na modelu chmurowym rozwiązanie dla firm i instytucji, także tych wymagających. System LP4A służy także do zarządzania projektami i zadaniami oraz ewidencji i kontroli czasu pracy. Pozwala efektywnie koordynować podział zadań pomiędzy pracowników, planować i monitorować przebieg realizacji projektów, ewidencjonować czas pracy. Jest użytecznym narzędziem dla każdej firmy zatrudniającej pracowników – bez względu na jej wielkość. Wszystko dzięki mocy zintegrowanych trzech technologii: IoT, BPM oraz BI.
Wdrożenie systemu RCP jest także niemałą rewolucją dla każdej firmy. Niektórzy właściciele zwlekają z jego wdrożeniem, gdyż boją się zmian, które budzą naturalny opór w każdym człowieku. Zaczynają rozważać za i przeciw wprowadzenia systemu do firmy. A odpowiedzi – jak w przypadku opisywanych wcześniej e-listów – są na wyciągnięcie ręki.
Dlaczego warto wybrać nowoczesny system do kontroli czasu pracy?
- System może obsłużyć dowolną ilość pracowników,
- Rozwiązanie wspiera rozliczanie pracy w systemie zmianowym,
- Współpracuje z nowoczesnymi systemami analitycznymi i wspierającymi procesy,
- Zapewniamy wygodny system zdalnego wsparcia menadżerów, kierowników i zarządców,
- Generujemy wiele rodzajów raportów i dodatkowych zestawień,
- Zapewniamy wygodny dostęp do aktualnych informacji on-line i on time,
- Robi zdjęcia osobom odbijającym kartę (fotorejestracja),
- Rozwiązanie zaprojektowane do indywidualnych potrzeb Klienta,
- Istnieje możliwość nadpisania dodatkowych funkcji,
- Urządzenie zaprojektowane w myśli Internet of Things – energooszczędne, bezinwazyjny i prosty montaż, niewymagający okablowania i dostępu do prądu!
Warto zauważyć, że e-listy stały się dzisiaj codziennością. Są elementem wręcz niezbędnym w każdej firmie, niezależnie od ilości pracowników. Współczesne przedsiębiorstwo nie jest w stanie rozwijać się i unowocześniać także bez dopasowanego do potrzeb systemu RCP, który odgrywa coraz większą rolę w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Według badań opisywanych w prasie samo zainstalowanie systemu rejestracji czasu pracy przynosi wzrost wydajności pracowników, spadek liczby spóźnień i przerw w pracy co przekłada się w sposób bezpośredni na wyniki firmy. Dlatego wpłyń na swoją rzeczywistość dzięki innowacyjnym zastosowaniom systemu do ewidencji czasu pracy oraz jego dodatkowym funkcjom. Więcej informacji znajdziesz tutaj.
Michał Matysiak
Kierownik ds. Marketingu i E-commerce w LoVo S.A.