czyli jak pomogłem mojemu klientowi przestać „gasić pożary” i zająć się rozwijaniem biznesu.
Przestoje na produkcji? Problemy z jej planowaniem? Brak kontroli nad komunikacją z klientami, dostawcami i reklamacjami? Pracownicy produkcji spóźniają się lub nie przychodzą do pracy? Przeczytaj moją opowieść, a dowiesz się jak rozwiązać te (i inne) problemy w Twojej firmie.
Właśnie wróciłem od klienta. Mam ze sobą notatkę z listą jego nowych pomysłów. Bardzo lubię te spotkania, na których klienci sami zaczynają wymyślać, jak możemy im jeszcze pomóc. To chyba najprzyjemniejsze w mojej pracy. Przez ostatnie tygodnie poznaliśmy się i zaufaliśmy sobie, a teraz, system LP4A kontroluje pracę i produkcję w jego zakładzie wytwarzającym znaki drogowe. Jeszcze cztery tygodnie temu sam nie wierzył, że można coś zmienić. Mówił: „(…)to chyba niemożliwe, żeby jakieś oprogramowanie mogło rozwiązać tyle problemów, które dzieją się u mnie na zakładzie(…)”. A jednak udało się. A było to tak….
Zgłosił się do nas właściciel firmy produkującej znaki drogowe. Usłyszał od kolegi, u którego już uruchomiliśmy nasze rozwiązanie, że możemy mu pomóc w likwidacji problemów z produkcją. Po szybkiej telekonferencji już wiedziałem jak możemy pomóc. Jak zawsze diabeł tkwił w szczegółach.
Klient, nazwijmy go Tomek (publikuje za zgodą na opowiadanie historii, lecz pod warunkiem zmiany nazw firm i imion), jest właścicielem firmy produkującej między innymi znaki drogowe. Rozwinął swój biznes od małej manufaktury do firmy zatrudniającej 40 osób, w tym 30 na produkcji. Pan Tomek miał dość ciągłego „gaszenia pożarów”. W jego firmie wszystkie procesy, zlecenia i komunikacja z klientem odbywały się za pomocą wiadomości email lub „na karteczkach”. Już podczas pierwszej telekonferencji zdefiniowałem dwa najbardziej palące problemy:
Pierwsza trudność – nie panował nad przepływem informacji wewnątrz i na zewnątrz firmy. Jego kontrahenci, którzy zgłaszali reklamacje lub uwagi dotyczące zrealizowanych zamówień nie mogli otrzymać szybko informacji, ponieważ nikt nie wiedział, gdzie w pliku Excel zapisane były szczegóły zamówienia. Pomyłki zdarzały się na wszystkich szczeblach i były naturalną konsekwencją braku ustrukturyzowanego sposobu przepływu informacji. Brzmi to skomplikowanie? Zastanawiacie się o co właściwie chodzi? Pan Tomek opisywał różne zdarzenia z firmy, które spowodowały problemy. Jedno zapamiętałem szczególnie dobrze. Był to błąd w produkcji spowodowany… zlepieniem karteczek na których przekazywano zlecenie do wykonania. Nagminne były błędy w odczytywaniu danych zlecenia, konieczność wyjaśniania szczegółów, a w konsekwencji przestoje i błędy. Po uruchomieniu platformy LP4A Pan Tomek ma wszystkie zlecenia, dokumenty i inne formularze w wersji elektronicznej w jednym miejscu. Zlecenie może „przechodzić” pomiędzy pracownikami. A to, w jaki sposób i kiedy jest zdefiniowane zależy wyłącznie od niego. To on kontroluje sposób działania własnej firmy. Widać kto i na jakim etapie realizuje produkcję. Pracownicy na linii wytwórczej dostają zlecenie na urządzenie zainstalowane przy ich stanowisku pracy. Mogą zobaczyć szczegóły, a następnie potwierdzić lub odrzucić ich realizację. Kierownik produkcji ma na bieżąco podgląd co jest produkowane, co czeka w kolejce, a co zostało wykonane. Wizualizacje danych ogląda również Pan Tomek – na swoim smartfonie, na żywo, z każdego miejsca i o każdej porze dnia. W razie przestoju czy innego problemu rozsyłane są powiadomienia do uczestników procesu z prośbą o podjęcie czynności naprawczych. Obsługa klienta na bieżąco rozwiązuje problemy zgłoszone przez kontrahentów.
Drugim problemem był czas pracy osób zatrudnionych i jego ewidencja. Firma Pana Tomka zlokalizowana jest niedaleko aglomeracji miejskiej. Miała problem z pozyskiwaniem pracowników do linii produkcyjnej. Jest duża rotacja. Tak zwana „Stara Gwardia” stanowi trzon produkcji i z nimi nie ma problemu, natomiast nowi pracownicy często pojawiają się na chwilę i znikają. Już sam proces szkolenia jest kłopotliwy. „Nowi” spóźniają się lub nawet nie przychodzą do pracy, porzucając ją z dnia na dzień. Wówczas konieczna jest szybka reakcja, żeby zmodyfikować sposób pracy całej linii. Do tej pory zdarzało się, że cała produkcja ruszała i w pewnym momencie okazywało się, że brakuje kogoś na linii, co powodowało przestój w produkcji. LoVo zainstalowało urządzenia „Internetu Rzeczy” (IoT / Internet of Things) w postaci prostych czytników kart magnetycznych. Nie wymagają one dodatkowej instalacji sieciowej, gdyż wystarczy „nakleić” je na ścianę. W połączeniu z Systemem LP4A i wizualizacją danych Kierownik produkcji już pięć minut po szóstej rano wie, czy kogoś brakuje. Dzięki temu na żywo podejmuje decyzję, jak odpowiednio rozwiązać problem. Platforma automatycznie liczy czas pracy etatowców i przekazuje te dane do systemu ich rozliczającego. Pan Tomek – już przy śniadaniu w domu – widzi na wykresach, o której godzinie zalogowali się w pracy jego pracownicy. Dodatkowo ma wgląd do informacji o przestojach lub innych zmianach procesów. Efekt? Mniejsza ilość spóźnień i krótsze przestoje spowodowane koniecznością zmian na linii produkcyjnej. Rotacja niestety się nie zmniejszyła, ale to kwestia obecnych problemów z pracownikami. Natomiast sam problem jest aktywnie zarządzany.
Przed wdrożeniem aplikacji LP4A, Pan Tomek za każdym razem był angażowany do rozwiązania któregoś z powyższych problemów osobiście. Sam nazwał się „strażakiem, który gasi pożary”. Teraz system generuje alarmy, rozdaje zadania i wizualizuje to, co się dzieje w firmie Pana Tomka. Świat nie jest idealny, wciąż zdarzają się reklamacje czy drobne przestoje w produkcji lub inne błędy. Ich liczba jednak znacznie zmalała. Teraz Pan Tomek i jego kadra zarządzająca mogą reagować z wyprzedzeniem, wiedzą co się dzieje i kontrolują sytuacje. „Gaszeniem pożarów” Pan Tomek zajmuje się okazjonalnie. A to wszystko w cztery tygodnie od pierwszego kontaktu ze mną. Pan Tomek był bardzo zdecydowanym i odważnym Partnerem, który z wielką determinacją dążył do ulepszenia swojej firmy. Dzięki jego odwadze, wiedzy i uporowi udało mu się to osiągnąć.
Zaglądam do przywiezionych z ostatniego spotkania notatek. Na samym ich początku, zakreśliłem parokrotnie punkt „Uruchomić Internet Rzeczy – IoT”. Zazwyczaj tak się dzieje, że po wdrożeniu pierwszego etapu klienci chcą bardzo szybko przejść do kolejnego, który wprowadzi następne innowacje. Internet Rzeczy w firmie produkcyjnej daje wiele korzyści i usprawnień, a przede wszystkim ogranicza koszty i zwiększa wydajność. Ale to już temat na kolejną opowieść.
Marek Winnicki
Business Development Manager w LoVo S.A.
E-mail: marek.winnicki@lovo.pl
Nazywam się Marek Winnicki, w LoVo zajmuję się rozwiązywaniem problemów polskich firm. Mogę sprawić, że wreszcie przestaniesz „gasić pożary” w swojej organizacji, a zaczniesz koncentrować się nad jej rozwojem i przyszłością.
Osiągam to wdrażając proste oprogramowanie stworzone przez LoVo. Steruje ono procesami w Twojej firmie (steruje ono sposobem w jaki działa Twoja firma zgodnie z Twoimi wytycznymi), automatyzuje pracę, zarządza dokumentami, korzysta z Internetu Rzeczy oraz analizuje i pokazuje działanie Twojego przedsiębiorstwa w przejrzysty sposób – na Twoim smartfonie lub każdym innym urządzeniu.
Co zrobisz z czasem który dzięki nam zyskasz? To już zależy tyko od Ciebie. Może pomyślisz o wprowadzeniu nowego produktu? Zbudujesz nową sieć dystrybucji? A może skoczysz do Włoch zobaczyć, jak Kubica ściga się z Ferrari? Ty decydujesz!
Skontaktuj się ze mną. Porozmawiamy.